Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen wurden durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 reduziert. Anders als bisher muss keine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren mehr verwendet werden. Es werden auch Rechnungen anerkannt, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden, z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang).
Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt. Es müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.
Die Finanzverwaltung hat in dem Entwurf eines Schreibens zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungen u.a. Einzelheiten zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren erläutert. Daraus ergibt sich Folgendes:
Innerbetriebliche Kontrollverfahren sind Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer ist in der Wahl des Verfahrens frei. Um zu gewährleisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist, wird er insbesondere überprüfen, ob
- die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
- der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
- die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches.
Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg). Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Für das innerbetriebliche Kontrollverfahren besteht keine gesonderte Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Unternehmer nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.
BMF, IV D 2 – S 7287-a/09/10004 : 003 (Entwurf)